materiały partnera
W takiej sytuacji współpraca z Software House nie musi oznaczać tworzenia kolejnej aplikacji od podstaw. Często zaczyna się od uporządkowania procesu i znalezienia tych jego elementów, które można uprościć, połączyć lub zautomatyzować.
Punktem wyjścia do projektu nie powinna być lista funkcji aplikacji. Znacznie więcej informacji daje opis tego, jak firma działa obecnie. Przykładowo pracownik działu handlowego przyjmuje zamówienie, przepisuje dane do arkusza, przekazuje je do magazynu, a następnie aktualizuje status w kolejnym systemie. Każdy dodatkowy etap oznacza czas i ryzyko pomyłki.
Analiza takiego procesu pozwala ustalić, czy potrzebna jest zupełnie nowa aplikacja, integracja istniejących narzędzi czy automatyzacja pojedynczego etapu. Czasem wystarczy wymiana danych między systemami przez API. Innym razem problem wynika z tego, że wykorzystywane oprogramowanie nie odpowiada już rzeczywistemu sposobowi pracy organizacji.
Najczęściej analizowane są między innymi:
powtarzalne czynności wykonywane ręcznie;
wielokrotne wprowadzanie tych samych danych;
korzystanie z wielu niezsynchronizowanych źródeł informacji;
trudności z kontrolowaniem etapów realizacji zamówień lub projektów;
raportowanie wymagające ręcznego łączenia danych;
procesy, których nie da się wygodnie obsłużyć za pomocą gotowych systemów.
Dopiero po rozpoznaniu takich zależności można określić zakres rozwiązania i zdecydować, gdzie oprogramowanie rzeczywiście przyniesie usprawnienie.
Standardowe programy CRM, ERP, systemy sprzedażowe czy narzędzia do zarządzania projektami sprawdzają się w wielu organizacjach. Ich zaletą jest możliwość szybkiego uruchomienia oraz korzystania z funkcji wypracowanych dla dużej liczby użytkowników. Problem pojawia się wtedy, gdy firma musi coraz mocniej dopasowywać własny proces do ograniczeń programu.
Dobrym przykładem jest przedsiębiorstwo, które obsługuje niestandardowy obieg zamówień. Jeśli pracownicy muszą eksportować dane z systemu, modyfikować je w arkuszu, a później ponownie przepisywać do innego narzędzia, technologia zamiast upraszczać pracę tworzy dodatkową warstwę obowiązków.
Dedykowane oprogramowanie daje możliwość odwrotnego podejścia. To system jest projektowany wokół ustalonego procesu. Nie oznacza to jednak automatycznie konieczności zastępowania całej infrastruktury. Nowa aplikacja może korzystać z danych znajdujących się w dotychczasowych rozwiązaniach i pełnić funkcję warstwy łączącej kilka używanych już usług.
Wiele problemów operacyjnych ma źródło w braku komunikacji między systemami. Osobne narzędzia mogą dobrze wykonywać swoje zadania, ale informacje między nimi nadal przenosi człowiek. Właśnie wtedy szczególnie istotne stają się integracje.
Można w ten sposób połączyć na przykład system sprzedażowy z magazynem, aplikację wewnętrzną z systemem księgowym albo formularz klienta z CRM. Dane wprowadzone w jednym miejscu trafiają automatycznie tam, gdzie są potrzebne. Zmniejsza się liczba czynności technicznych wykonywanych przez pracowników, a informacja pozostaje spójniejsza.
Efektem dobrze zaprojektowanej integracji może być między innymi:
automatyczne tworzenie rekordów po wystąpieniu określonego zdarzenia;
synchronizacja stanów, statusów lub danych klientów;
przesyłanie dokumentów pomiędzy usługami;
generowanie powiadomień bez ręcznej kontroli procesu;
zbieranie danych z kilku źródeł w jednym panelu.
Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w firmach, które przez lata dodawały kolejne narzędzia i obecnie mają sprawnie działające pojedyncze systemy, ale brakuje im wspólnego przepływu informacji.
Projekt oprogramowania nie musi rozpoczynać się od budowy rozbudowanego systemu obejmującego wszystkie działy przedsiębiorstwa. Często rozsądniejszy jest etapowy rozwój rozwiązania, zaczynający się od procesu, którego usprawnienie jest najbardziej potrzebne.
Pierwsza wersja może na przykład obsługiwać przyjmowanie i przekazywanie zamówień. Po sprawdzeniu jej w codziennej pracy można dodać raportowanie, integrację z magazynem czy automatyczne generowanie dokumentów. Pozwala to obserwować rzeczywiste zachowania użytkowników i rozwijać funkcje na podstawie konkretnych potrzeb.
Takie podejście wymaga również myślenia o architekturze. System, który początkowo obsługuje jeden proces, może później stać się ważnym elementem infrastruktury przedsiębiorstwa. Struktura danych, sposób integracji, bezpieczeństwo oraz możliwość rozbudowy mają więc znaczenie już na początku projektu.
Firma MadeByRogal działa jako Software House, projektując między innymi dedykowane aplikacje webowe, systemy CRM i ERP, integracje oraz rozwiązania automatyzujące procesy biznesowe. Informacje o zakresie realizowanych projektów znajdują się pod adresem https://madebyrogal.com/. Taki model współpracy pozwala podejść do problemu od strony działania przedsiębiorstwa, a dopiero później dobrać sposób jego rozwiązania w oprogramowaniu.
Wdrożenie nie kończy cyklu życia systemu. Sposób działania przedsiębiorstwa zmienia się wraz z jego rozwojem, nowymi usługami, zmianami organizacyjnymi czy pojawieniem się kolejnych narzędzi. Oprogramowanie wykorzystywane operacyjnie również musi na te zmiany reagować.
Po uruchomieniu mogą pojawić się potrzeby dotyczące nowych integracji, dodatkowych ról użytkowników, kolejnych raportów lub zmiany przebiegu danego procesu. Istotne są również aktualizacje technologiczne, bezpieczeństwo i utrzymanie niezawodności rozwiązania.
Dobrym źródłem informacji stają się sami użytkownicy. Dopiero codzienna praca pokazuje, czy określony ekran wymaga zbyt wielu kliknięć, gdzie użytkownicy najczęściej popełniają błędy oraz które dane są im potrzebne jednocześnie. Rozwój systemu oparty na takich obserwacjach pozwala stopniowo ograniczać zbędne operacje zamiast dodawać funkcje tylko dlatego, że są technicznie możliwe.
Automatyzacja ma sens wtedy, gdy ogranicza liczbę ręcznych operacji lub upraszcza dostęp do informacji. Sam fakt przeniesienia procesu z arkusza do aplikacji nie oznacza jeszcze usprawnienia. Jeśli użytkownik nadal musi wielokrotnie przepisywać te same dane, sprawdzać kilka ekranów i wykonywać serię mechanicznych czynności, zmieniło się przede wszystkim narzędzie.
Dlatego dobry projekt zaczyna się od pytań o przebieg pracy: kto rozpoczyna proces, jakie dane są potrzebne, gdzie powstają opóźnienia, które informacje się powtarzają i co może wydarzyć się automatycznie. Technologia jest kolejnym etapem odpowiedzi.
Właśnie w takich projektach rola Software House wykracza poza samo programowanie. Chodzi o przełożenie procesów biznesowych na spójny system, który nie komplikuje codziennej pracy i może rozwijać się razem z organizacją.
