Image by Michal Jarmoluk from Pixabay
Wprowadzenie obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego stanowi jedną z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat, wymagającą od przedsiębiorców dostosowania swoich procesów księgowych do nowych, ustrukturyzowanych zasad wystawiania oraz korygowania faktur. Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany zarówno w sposobie poprawiania błędów na fakturach, jak i w oznaczaniu dokumentów niepodlegających obowiązkowi przesyłania do systemu. Wyjaśniamy, jak prawidłowo skorygować fakturę w nowym systemie, czym jest sam system oraz kiedy stosować specjalne oznaczenie dotyczące faktur wystawianych poza nim.
Przedsiębiorcy, którzy zauważą pomyłkę w wystawionym dokumencie sprzedażowym, powinni zapoznać się z instrukcją opisującą korekta faktury w KSeF krok po kroku, ponieważ fakturę korygującą trzeba wystawić zawsze wtedy, gdy po jej wystawieniu zmienia się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, następuje zwrot towaru, zwrot zapłaty, lub gdy w dowolnej pozycji dokumentu wykryto pomyłkę wymagającą poprawy. Faktura korygująca musi zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną nadany przez system, nazwę lub rodzaj korygowanego towaru bądź usługi, a także kwotę korekty rozbitą według poszczególnych stawek podatku, jeżeli zmiana dotyczy podstawy opodatkowania lub kwoty podatku. Warto podkreślić, że od momentu obowiązkowego wdrożenia systemu zniknęły przepisy dotyczące not korygujących, dlatego wyłącznie sprzedawca może wystawić fakturę korygującą, a nabywca nie ma już możliwości samodzielnego poprawienia błędu na otrzymanym dokumencie. Poradnik Przedsiębiorcy wyjaśnia, że sprzedawca może wystawić dowolną liczbę korekt do jednej faktury, natomiast w przypadku błędnego numeru identyfikacyjnego nabywcy konieczne jest wystawienie korekty do zera na błędny numer oraz osobne wystawienie prawidłowej faktury pierwotnej. Warto zaznaczyć, że korekty zmniejszające, wystawione w tym systemie, sprzedawca może rozliczyć w okresie, w którym korekta została wystawiona, bez konieczności spełniania dodatkowych warunków formalnych wymaganych wcześniej.
Przedsiębiorcy przygotowujący się do zmian w sposobie dokumentowania sprzedaży powinni poznać zasady działania systemu, jakim jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), umożliwiającego generowanie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie, gwarantującym spójność dokumentacji sprzedażowej we wszystkich firmach zobowiązanych do korzystania z tego rozwiązania. Obowiązek korzystania z systemu wchodzi w życie etapami, obejmując od 1 lutego 2026 roku duże podmioty, których przychody w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców, przy czym najmniejsi podatnicy, o miesięcznej sprzedaży nieprzekraczającej 10 tysięcy złotych, mogą skorzystać z odroczenia obowiązku do 1 stycznia 2027 roku. Proces wystawiania faktury w systemie przebiega poprzez wygenerowanie dokumentu w programie księgowym, automatyczne przesłanie go do systemu, a następnie weryfikację oraz nadanie unikalnego numeru identyfikującego wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru. Poradnik Przedsiębiorcy podkreśla, że system eliminuje konieczność samodzielnego archiwizowania faktur przez przedsiębiorcę, ponieważ dokumenty są przechowywane w systemie przez dziesięć lat, a dodatkowo skraca standardowy termin zwrotu podatku VAT z sześćdziesięciu do czterdziestu dni. Warto zaznaczyć, że w przypadku awarii technicznej przewidziano możliwość korzystania z trybu offline, wymagającego zastosowania odpowiedniego certyfikatu oraz kodu weryfikującego.
Przedsiębiorcy przygotowujący plik JPK_VAT powinni wiedzieć, kiedy zastosować specjalne oznaczenie, jakim jest BFK KSeF, oznaczające fakturę elektroniczną lub papierową, która nie podlega obowiązkowi przesłania do systemu, co dotyczy między innymi sytuacji, w których nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, sprzedawca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, lub gdy zastosowanie ma szczególna procedura przewidziana w przepisach podatkowych. Zastosowanie tego oznaczenia dotyczy również podatników korzystających ze zwolnień przewidzianych w przepisach, na przykład na podstawie odpowiedniego artykułu ustawy o podatku od towarów i usług, dla których obowiązek przesyłania faktur do systemu nie ma zastosowania w konkretnej transakcji. Warto podkreślić, że jeżeli klient indywidualny poprosi o wystawienie faktury po dokonaniu zakupu, sprzedawca może wystawić dokument elektroniczny lub papierowy oznaczony tym symbolem, zamiast korzystać z obowiązkowego systemu ustrukturyzowanego. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że to oznaczenie zastąpiło od 1 lutego 2026 roku wcześniej stosowany symbol FP, dlatego przedsiębiorcy powinni zaktualizować swoje procedury księgowe zgodnie z nowymi wytycznymi. Warto też pamiętać o prawidłowym prowadzeniu ewidencji, ponieważ błędne zastosowanie oznaczeń w pliku JPK_VAT może skutkować koniecznością jego korekty oraz dodatkowymi formalnościami wobec organu podatkowego.
