Image by Louis from Pixabay.com
Już od przyszłego roku każdy podatnik działający w Polsce będzie musiał korzystać z fakturowania poprzez KSeF - Krajowy System e-Faktur. Pozwala on nie tylko wystawiać, lecz także otrzymywać faktury ustrukturyzowane, usprawniając obieg dokumentacji i dając bezpośredni dostęp do faktur sprzedaży fiskusowi. Jak przygotować się do wdrożenia tego systemu w swojej firmie? O czym powinniśmy pamiętać?
KSeF wprowadzi nowe zasady wystawiania faktur, do których przedsiębiorcy będą musieli się stosować. Jest to ogólnopolski system teleinformatyczny, który pozwala wystawiać, przesyłać, przechowywać i otrzymywać faktury strukturalne. Został on udostępniony przez Ministerstwo Finansów i od 2022 roku jest dobrowolnym rozwiązaniem. Jednak już niedługo się to zmieni, gdyż od 1 lutego 2026 z KSeF będą musieli korzystać przedsiębiorcy z obrotem rocznym powyżej 200 mln złotych. Natomiast od 1 kwietnia 2026 obowiązek ten obejmie każdego czynnego i zwolnione podatnika VAT, bez względu na osiągane przychody. Ostatnią grupę stanowią drobni przedsiębiorcy (do łącznej sprzedaży na poziomie 10 tys. złotych miesięcznie i do 450 zł za jedną fakturę) - oni będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2027 roku. Pamiętajmy także o tym, że odbieranie kosztowych faktur w KSeF będzie konieczne dla każdego podmiotu od 1 lutego przyszłego roku, rozpoczynając odbieranie takich faktur od największych podmiotów.
Wbrew pozorom wdrożenie KSeF krok po kroku nie jest trudnym zadaniem i nie powinno sprawiać przedsiębiorcom większego problemu. Jak się do tego przygotować? Przede wszystkim powinniśmy mieć na uwadze kwestie dotyczące uprawnień. To bardzo ważna sprawa, dzięki której korzystanie z KSeF w biurze rachunkowym jest możliwe. Zgodnie z przepisami wiemy, że w ramach KSeF wyróżnić można następujące rodzaje uprawnień:
Osoba prowadzącą jednoosobową firmę posiada uprawnienia właścicielskie, czyli dysponuje on najszerszymi uprawnieniami w KSeF bez dokonywania dodatkowych czynności. Może zatem zalogować się w systemie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym i korzystać z KSeF oraz zarządzać uprawnieniami innych podmiotów w firmie.
Nowa robocza wersja KSeF schema FA(3) ma zastąpić dotychczas obowiązującą wersję FA(2). Jest to kolejny krok w kierunku wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w naszym kraju. Aktualnie jest to wersja robocza, dlatego może ulec zmianie w związku ze zgłaszanymi opiniami i uwagami. W materiałach udostępnionych przez MF znajdują się głównie:
Publikacja ta pozwala wcześniej zapoznać się z planowanymi modyfikacjami i przygotować się na nie, co jest ważne dla użytkowników końcowych i producentów systemów księgowych. Już teraz wiemy, że 1 lutego 2026 struktura FA(3) stanie się obowiązująca i zastąpi FA(2) - od tego momentu wszystkie faktury tworzone w KSeF będą musiały zachować zgodność z nowym schematem logicznym. Co to oznacza dla użytkowników? Zmiany w tym zakresie są istotnym aspektem technicznym, wpływającym na działanie Krajowego Systemu e-Faktur. Dostosowanie się do zmian będzie niezbędne dla każdego przedsiębiorstwa, które obejmie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Biura rachunkowe powinny dokładnie sprawdzić, czy obecnie użytkowane oprogramowanie jest gotowe na KSeF i jak integracja z systemem zostanie wykorzystana w kierunku optymalizacji i automatyzacji pracy.
