pixabay
Pracownicy przebywający na delegacji krajowej ponoszą różnorodne koszty, dotyczące przejazdów, noclegów i wyżywienia. Oczywiście za ich pokrycie odpowiada pracodawca. Czym jest delegacja krajowa i co warto wiedzieć na ten temat? Jak rozliczyć delegację tego typu?
Co to jest delegacja krajowa? Jest to sytuacja, w której pracownik odbywa podróż służbową na terenie Polski w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przysługuje mu zatem zwrot kosztów związanych z takim wyjazdem, przy czym niezbędne jest spełnienie trzech warunków:
Co ważne, krajowa delegacja nie odnosi się do osób pracujących na co dzień w terenie i przemieszczających się pomiędzy różnymi miejscowościami. Wysokość należności za taką delegację dla osób pracujących w samorządowych lub państwowych jednostkach sfery budżetowej określona została w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Z kolei w sektorze prywatnym stawki te nie mogą być niższe niż w tak zwanej budżetówce. Więcej informacji w tym temacie znajdziemy w serwisie Poradnik Pracownika.
Dieta jest kwotą przeznaczoną na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie odbywania służbowej podróży. Nie skorzystają z niej pracownicy, którzy podczas delegacji mają zapewnione całodzienne wyżywienie bezpłatne. Z kolei pracownicy z wyżywieniem częściowym mogą liczyć na pomniejszoną dietę o 25% przy zapewnionym śniadaniu, 50% przy zapewnionym obiedzie i 25% przy zapewnionej kolacji. Pełna dieta aktualnie wynosi dla pracownika na delegacji krajowej 45 złotych za dobę, a sposoby jej wyliczania są dokładnie określone. Gdy podróż trwa ponad 12 godzin, mamy do dyspozycji 100% diety/ Gdy jest to 8-12 godzin - przysługuje 50% stawki, a poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje.
Pracodawca musi także zapewnić pracownikowi zwrot kosztów noclegu w związku z delegacją krajową. Wyjątek występuje wtedy, gdy pracodawca oferuje danej osobie nocleg bezpłatny.
Pracownicy na delegacjach krajowych dodatkowo uzyskują zwrot kosztów dotyczących przejazdów. Nie dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca zapewni nam przejazd bezpłatny. Jeżeli podróż trwa minimum dziesięć dni, należy jest także zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy! Jakie stawki mają tutaj zastosowanie? W tym przypadku obowiązuje ryczałt w wysokości 20% diety na każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej 9,00 zł. Pracodawca musi określić, z jakiego środka transportu będzie korzystać pracownik. Maksymalne stawki za kilometr wynoszą 0,89 zł lub 1,15 zł w przypadku auto osobowego, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru.
W jaki sposób trzeba rozliczyć krajową delegację? Pracownik musi wykonać to zadanie maksymalnie do 14 dni po zakończeniu podróży służbowej. Przed wyjazdem możliwe jest wnioskowanie o przyznanie zaliczki na poczet wyjazdu, a jej wysokość obliczana jest zgodnie z wstępną kalkulacją kosztów. Należy zgromadzić wszelkie dokumenty, które potwierdzą ponoszone wydatki w trakcie delegacji krajowej. Chodzi tutaj głównie o bilety za przejazd, faktury za nocleg i rachunki za wyżywienie. Dokumenty te nie są jednaj potrzebne w przypadku ryczałtów i diet. Jeśli pracownik zapomni o zbieraniu dokumentacji, musi złożyć pisemne oświadczenie potwierdzające wydatek i wyjaśnić przyczyny nie pozwalające załączyć stosownego dokumentu. Co istotne, koszty dotyczące krajowej delegacji są zmartwieniem pracodawcy, na którego polecenie pracownik rusza w podróż dotyczącą służbowych obowiązków. Jako pracownicy powinniśmy starannie udokumentować poniesione wydatki i dopilnować rozliczenia się w danym terminie. To oznacza, że każda ze stron ma pewne zobowiązania w tym zakresie, których należy przestrzegać.
Podsumowując, warto zauważyć, że rozliczenie delegacji krajowej powinno odbyć się do 14 dni po zakończeniu podróży. Wszelkie koszty z tym związane leżą oczywiście po stronie pracodawcy.
