We współczesnych firmach coraz częściej wykorzystywane są faktury elektroniczne. Są to tak zwane e-faktury, które można wystawić lub otrzymać z pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Liczne grono przedsiębiorców już teraz interesuje się tym narzędziem, zwłaszcza że za jakiś czas ma ono stać się obowiązkowe dla firm! Co powinniśmy wiedzieć o KSeF? Jakie możliwości dają nam e-faktury w procesie zarządzania firmą?
Warto zauważyć, że e-faktury są niezwykle wygodnym i sprawnym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy. W tym wypadku nieoceniony jest KSeF, czyli ogólnopolski program informatyczny, wdrożony przez Ministerstwo Finansów. Dzięki niemu można wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury strukturalne w formie elektronicznej! Jeżeli już teraz postawimy na KSeF w swojej działalności, możemy liczyć na korzyści podatkowe. Jakie cele ma to narzędzie? Przede wszystkim pozwala na centralizację procesu rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym. W efekcie systemy księgowości i fakturowania są połączone, co oznacza komfort i szybką pracę. Nie bez znaczenia jest też funkcja zarządzania uprawnieniami, zapewniająca zabezpieczenie dostępu do danych. Ciekawe informacje na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Od kiedy fakturowanie w KSeF stanie się obowiązkowe? Obecnie wiemy, że każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z systemu od 1 lutego 2026 roku (duże podmioty, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów) lub od 1 kwietnia 2026 roku (wszystkie podmioty). Cały czas prowadzone są konsultacje odnośnie KSeF, tak aby ułatwić przedsiębiorcom korzystanie z takiego rozwiązania. Podczas rozmów poruszane są najważniejsze aspekty programu, wyniki konsultacji z firmami i planowanie działania upraszczające działanie KSeF. Jakie zmiany są wskazywane? Eksperci wskazują na brak konieczności samoidentyfikacji nabywcy zwolnionego z VAT dla celów podatkowych i wprowadzenie struktury załącznika do faktur oraz dostosowanie środowiska testowego. Z kolei już we wrześniu odbędą się dalsze konsultacje, które warto śledzić na bieżąco@!
Ważne jest to, że MF nie wyklucza możliwości dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla prywatnych osób. W tym wypadku dokumenty będą oznaczane kodem QR, pozwalającym na anonimowy dostęp w Aplikacji Podatnika KSeF. Minister do spraw finansów publicznych ma możliwość określenia tego, kiedy podatnicy nie muszą wystawiać faktur w ramach KSeF (ustawa o VAT). Podczas wydawania rozporządzenia, brane są pod uwagę następujące kwestie:
Jak działa Krajowy System e-Faktur? Jest to niezawodne narzędzie, które pozwala wystawiać faktury strukturalne w formacie XML poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Inteligentny system sprawdza, czy dokument zgadza się ze standardami i nadaje mu numerację. Następnie wystawca otrzymuje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, a odbiorca ma dostęp do dokumentu za pomocą podania danych z faktury lub uwierzytelnienia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Takie rozwiązanie daje wiele korzyści, które wiążą się głównie z ułatwieniem i usprawnieniem codziennej pracy.
Podsumowując, trzeba zauważyć, że Krajowy System e-Faktur to system komputerowy, którym warto zainteresować się już teraz. Wdrożenie takiego programu w swojej firmie może dawać nam liczne zalety. Przede wszystkim zmniejszone zostaje prawdopodobieństwo oszustwa, dochodzi do łatwiejszego śledzenia płatności, mniejszej ilości papierów i biurokracji, czy też szybszego zwrotu VAT. Już za jakiś czas Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy (od lutego lub kwietnia 2026 roku).
